隨著線下會議的解封，各地區各行業的會展活動也開始陸續發布日程了。對于線下會議大家并不陌生，但是想要高效地組織一場會議、**會議的0失誤，卻需要系統化的思考與落地執行。今天小鯨就手把手教你5步搞定線下會議。

1、組織準備：詳細的活動計劃

會前準備是做好會務工作的基礎和前提，應精細地統籌好會議的整個過程和每一個環節，對可能發生的問題超前謀劃。

會前準備主要包括以下幾個環節：

• 明確會議主題、會議召開時間、準備好會議資料；

• 選擇好會議場地，做好會場布置；

• 對會務人員合理分工，職責分明，各負其責；

• 會議內容和流程策劃、會議宣傳計劃；

• 會議用品采辦、會議宣傳物料設計；

• 嘉賓邀請、嘉賓培訓；

   

  2、工具準備：選擇合適的會務軟件

   

  傳統會議經常會遇到這些痛點：

• 手工簽到累半死！

• 客戶幾點來的？幾點走的？不知道！重點客戶來沒來？不知道！

• 查不到報名信息、統計機票餐食等信息想爆炸！

• 拿不到客戶資料，客戶下次怎么聯系？

• 抽獎純手動費時間！臨時加獎該咋辦？

• 會議沒科技感！沒氣氛！大家低頭玩手機！

• 需要調查問卷怎么辦？

• 會議不足之處，下次不知道如何改進？

   

  只需要一款會務軟件就能解決以上全部痛點，鯨會務可解決傳統會議中的四大挑戰！鯨會務是一款以小程序為載體，連接大小屏幕的活動組織工具。提供建站、報名、簽到、互動、數據統計等功能的活動數字化解決方案。可滿足展會、年會、培訓沙龍、發布會、學術會議等各類企業內外活動場景。

   

   

  3、宣傳預熱：為會議帶來更多的流量

  如何讓更多的目標受眾了解會議信息并吸引他們參與？在宣傳預熱階段，主辦方需要搭建宣傳矩陣、選擇合適的宣傳渠道、進行流量導入，以確保會議獲得足夠的關注。

   

  （1）搭建會議宣傳的全媒體矩陣

  主辦方可以考慮組建：會議微網站、小程序、電子海報、H5頁面、電子邀請函、會議專題頁、微信圖文、**等。

   

  鯨會務功能定制版產品——鯨站已上線，可幫助主辦方輕松搭建活動專屬微站。主辦方可快速創建活動信息，配置日程、文章和圖片等多種素材，可自由編輯和管理；無需復雜開發，即可實現會務活動信息的多樣化展示和集成。一鍵配置，H5/小程序端同步展現，打造全方位官宣產品矩陣，提升活動影響力。適合應用于各種會務活動場景。

   

  （2）選擇合適的宣傳渠道

  如：EDM、短信、微信、朋友圈海報、社群推廣、渠道碼海報、媒體合作、SEO/SEM等。

   

  （3）流量導入

  主辦方可以通過導入外部流量、邀請自帶流量的“垂直網紅”等多種方式，進一步擴大會議的影響力。

   

  4、模擬預演：會議成功的必要保障

  針對大型會議，會前，要組織演講嘉賓、會議主持人及相關工作人進行預演、熟悉會議軟硬件環境是非常必要的。此外，要**參與者從獲取會議信息、報名參與、接收會前提醒、準確進入會議“現場”到會后調研的全流程能夠順暢、有序進行。

   

  5、應急預案：從容應對突發狀況的PLAN B

  現實的會議中，很可能會出現突發事件，所以籌備會議需要有應急預案。一般情況下，會議中常見的緊急事件包括：**問題、衛生問題、火災問題、盜竊問題，這些都是會議中容易突發的事情。作為會議籌辦這就必須為這些突發事件做好充分的準備。

   

• **問題：主要指出現突發性疾病患者。針對這種情況，主辦方**配備一個醫務人員和一名護士在場。

• 衛生問題：主要指飲食安全和環境衛生兩個方面。針對這種情況，主辦方**選擇環境良好的地方作為會議場所。

• 火災問題：針對這個突發事項，主辦方應該提前為參會者提供這方面的資料，讓參會者了解緊急逃生路線，還可以在會場準備一聊消防車，防患于未然。

• 盜竊問題：會議主辦方應以書面資料形式告知與會者盡量減少到人多復雜的地方，如果要去也盡量不要帶貴重物品，并且有人陪同，除了這些還需要地方政府加強警力，避免發生盜竊事件。

   

  組織一場成功的線上會議，需要系統化的思考、計劃與實施。數字化能力是組織未來必備的重要能力之一。鯨會務提供報名、簽到、互動、數據統計等數字化會務解決方案，可幫你高效籌備會議、打造創意無限high到爆的會議現場。鯨會務**：https://wm.21kunpeng.com/；聯系電話：0411-82376688-843329