不同的國家對辦-理使館認證的文種也有不同的要求，如向利比亞、科威特兩國申請使館認證時須附阿拉伯文的有關單據(jù)，向委內(nèi)瑞拉、哥倫比亞、烏拉圭、玻利維亞申請使館認證時則必須附西班牙文譯文等。

土耳其、泰國、菲律賓需認證一式兩份；且有時使館公布的認證時間不穩(wěn)定多預留時間，以免產(chǎn)生其它不必要的費用，如：滯港費用等等。

在香港使館認證一般是3個工作日，加上郵寄休假的時間，所以一般是7天。北京使館認證的一般是在7-30個工作日，視國家而定，委內(nèi)瑞拉，利比亞，巴西，卡塔爾等國的時間較長，但一般都是三周左右。

使館認證具有以下幾個方面的作用：

　　 （1）通過使館認證證明出口商所提交的單據(jù)文件上的印章及簽字真實，從而向境外機構(gòu)起一種證明和介紹作用，不致因進口國有關機構(gòu)懷疑單據(jù)文件的真實性而影響該單據(jù)文件在境外的使用效力。

　　 （2）通過使館認證，可以使被認證的單據(jù)文件在中華人民共和國境外發(fā)生法律效力，并被進口國有關機構(gòu)（如貿(mào)易主管部門、、銀行等）所承認和接受，確保出口貿(mào)易各項程序（如報盤、申請進口許可、出口結(jié)匯）的順利進行。

　　 但是，由于使館認證并沒有確認和證實單據(jù)文件上記載的內(nèi)容是否真實，所以進口國相關機構(gòu)仍然可以對單據(jù)文件的內(nèi)容進行審查，以確認能否被進口國所接受。如果經(jīng)進口國審核，單據(jù)文件內(nèi)容不真實，盡管該單據(jù)文件經(jīng)過使館認證，仍可能被拒絕接受。

　　 （3）通過使館認證可以使進口國的駐華使館對我國與其貿(mào)易進行統(tǒng)計和審查，特別是就進口國實行特殊貿(mào)易政策的貨物實施審查并加以控制（如禁止或進口、反傾銷等）。而且通過使館認證可以防止商人的詐、弄虛作假和逃稅行為。

　　 （4）由于使館認證費用較高，因而從某種意義上說，是一種非關稅性貿(mào)易壁壘，也可以達到變相進口的目的。同時，通過使館認證收取認證費用，也可以增加使館的收入。