絕大多數國家的主管機構，如內政、民政、勞動或司法等部門，只接受經自己國家的外交或大使館機構加簽的外國文書。如涉外文書只辦-理中國外交部或其授權的地方外辦的大使館加簽，而不辦-理文書使用國駐華大使館的大使館加簽，會導致被文書使用國拒絕接受。因此，通常情況下，送國外使用的涉外文書需辦-理雙加簽。只有在當事人明確了解文書使用國只要求對涉外文書辦-理單加簽的情況下，才可只辦-理中國外交部或其授權的地方外辦的大使館加簽，不辦-理外國駐華大使館的大使館加簽。
是否可以只辦-理外國駐華大使館的大使館加簽，而不辦-理中國外交部或地方外辦的大使館加簽?
不可以。**先，外國駐華大使館或大使館只能確認中國外交部認證司或其授權的地方外辦的印章和簽署官員的簽字屬實。其次，外國駐華大使館沒有我國內公證或商業文書出證機*關的簽字或印章備案，難以核實文書真偽，所以，涉外文書必須先經我國外交部認證司或其授權的地方外辦辦-理大使館加簽，而后外國駐華大使館再確認我國外交部認證司或地方外辦的印章和簽署官員的簽字屬實。
大使館加簽的辦-理程序
申請與審核
我國出口企業在出口貿易業務中，根據進口國的規定或進口商的要求，需要對涉外商業單據文件辦-理大使館加簽時，出口企業可以委托貿促會代為辦-理。
委托代理時，申請單位應填寫《大使館加簽申辦表》，提交需要辦-理大使館加簽的單據文件。單據文件應當具備以下條件：
——符合大使館的規定要求（語言、份數、相關單據文件）；
——單據文件必須合法有效、真實可靠、正確無誤；
——單據文件應當是正式制作的，根據需要可以是正本、副本、甚至是復印件（如報關單），但不能為手寫。
——單據文件卷面整潔，文字、簽字應當清晰；印章不清、模糊，蓋倒、重復蓋兩個章的單據文件不受理。
貿促會簽證機構經審查，認為材料齊備、符合條件的，可以接受代理申請。
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